Автоматизацией рабочих функций в первую очередь охватываются рутинные ручные процессы. Документооборот в деловом производстве, бухгалтерский учет и отчетность в офисе. Торговые операции, обработка заявок и продажи в корпорациях, маркетплейсах, интернет-магазинах.
Наиболее универсальными и совершенными для этого являются CRM-системы и saas-сервисы. Оцифровка ручных процессов высвобождает людей от ручных операций, и кратно ускоряет работу.
Особенности автоматизации
Важно, что автоматизируемые процессы не исключают людей, а забирают у них ручные операции.
Например, обзванивание в колл-центрах автоматизируется и упрощается с помощью CRM, но все равно требуется присутствие людей. В отличие от цифровизации, где все процессы реализуются роботами и программными алгоритмами.
Простыми первичными процессами, которые нужно автоматизировать в офисах, являются следующие:
- Там, где заключаются и обрабатываются сделки.
- Для рассылок СМС-сообщений и электронных писем по номерам абонентов и email-адресам.
- В документообороте.
- В складском и бухгалтерском учете.
- Проводить переводы и платежи.
Самый первичный здесь – оборот документов.
Более сложными по рангу для автоматизации являются процессы, которыми управляется производство и технологии, качество товаров, персонал.
Такие проекты уже потребуют подключения большого количества людей и электронной обратной связи в управлении.
Способы автоматизации
Обычная классификация автоматизируемости процессов строится на их уровнях охвата и сложности:
- Первый способ – элементарно и хаотично автоматизируются куски работ и операции. В складском и бухучете это использовалось в виде таблиц Гугл и Эксель, посредством формул и фильтров. Требуется наличие справочников и аналитики. Доступно и практично, ускоряет работу. Но остается ручной ввод и вероятность ошибок.
- Второй способ и уровень автоматизировать управленческий учет целой компании – с программным комплексом 1С в офисных компьютерах. Учет, финансы. Управление кадрами, предприятием и торговлей. Менеджмент в корпорациях.
- Одна общая база и правила, со скоростью и точностью. Минусы – в требованиях квалификации: обучать сотрудников-пользователей, нанимать программистов, обновлять продукт.
- Третий способ – подключать облачные saas-сервисы, автоматизировать работу корпораций, с включением 1С и
- СRМ на местах, и общей интеграции.
- Широкая возможность выбирать и формировать структуру.
Первый способ малый бизнес выбирает сам. Для второго рентабельно начинать автоматизацию при оборотах от 1 млн рублей в месяц.
Для крупного бизнеса – второй и третий способ.
