Так как интернет-магазины в настоящее время обязаны устанавливать онлайн-кассы, владельцев такого бизнеса заинтересует возможность аренды онлайн-кассы для интернет-магазина. Для торговли в сети это экономичное и удобное во всех смыслах изобретение. Владелец бизнеса не приобретает кассовый аппарат, а попросту арендует его.
Во временное пользование отдается виртуальное оборудование либо непосредственно аппараты, которыми будет пользоваться администратор (продавец) интернет-магазина. Можно и самостоятельно купить подобную технику и установить ее в специализированном дата-центре.
Облачные кассы, которые взяты в аренду, необходимо регистрировать в налоговой инспекции. Пользователь – это тот, кто по факту использует кассовые аппараты (проводит платежи, выпускает чеки). Оборудование регистрируется именно на этого пользователя. Чтобы подключиться, нужно следовать несложному алгоритму:
- получение электронной подписи предпринимателя (ИП) или юридического лица;
- авторизация (регистрация) на сайте, который предоставляет услугу аренды техники (некоторые компании начинают работу после регистрации во внутренней базе данных, где указываются данные магазина);
- получение параметров оператора фискальных данных (ОФД) и самого кассового оборудования, которые нужно подать в Федеральную налоговую службу для соответствующего учета;
- личная регистрация аппарата в инспекции (можно сделать online);
- получение от налоговой службы специального регистрационного номера (его нужно направить владельцу оборудования для внесения данных в саму кассу);
- непосредственное ведение дел через облачный кассовый сервис.
Аренда облачной кассы не гарантирует ее бесперебойной работы (могут возникнуть технические неполадки). По этой причине в заключенном с ним договоре важно прописать отдельным пунктом ответственность за перебои в работе и оговорить полную сумму материального ущерба, возникшего в результате поломки.
В работе с арендованной облачной кассой нет существенных отличий от тех же действий с привычными стационарными аппаратами. Основное, к чему нужно привыкнуть – безналичная форма финансовых операций (электронные кошельки либо пластиковые банковские карты).
Облачная онлайн-касса работает с платежами в определенном порядке:
- непосредственное внесение клиентом денег за получение товара или оказание услуги;
- отправка данных о сделке с сайта магазина на сетевой ресурс облачной кассы;
- регистрация платежа в стандартном режиме и отправка сведений оператору фискальных данных;
- формирование чека и присвоение операции индивидуального кода регистрации;
- отправка электронного чека на e-mail клиента (данные могут дублироваться и в виде SMS-сообщения, если у покупателя возникнет такое желание).
Чтобы подобный обмен данными проходил достаточно быстро, не хватит просто устойчивого Интернета. Для повышения оперативности нужно организовать интеграцию онлайн-магазина с подключенным облачным сервисом.
Подбирают параметры подобной кассы с учетом максимального количества операций в день. Этот показатель имеет прямое отношение к числу аппаратов, которые будут задействованы в работе, взяты в аренду.
На одну кассу должно приходиться не более чем два чека в секунду. Важнейший показатель – максимально разрешенное количество операций согласно фискальным накопителям. Облачные услуги предоставляет множество компаний, в том числе и сами производители ККТ.
Платят облачному сервису за услуги, как правило, раз в месяц. В среднем одна задействованная касса обходится в 1500 рублей ежемесячно. За фискальный накопитель платят отдельно.
К безусловным преимуществам подобного сервиса можно отнести экономию пространства в магазине, офисе или на складе. Владелец бизнеса может сэкономить на должности кассира, покупке программного обеспечения и не беспокоиться о стабильности электроснабжения.
Представители сервиса с облачными кассами обычно дают консультации в части взаимодействия с налоговой инспекцией и оформления документов.
Через личный кабинет легко контролируется статистика операций по каждой отдельно взятой кассе. Там же доступен целый ряд бесплатных дополнительных услуг. Обычно стоимость взаимодействия с оператором фискальных данных уже включается в помесячную плату.
К недостаткам относится невозможность выпуска бумажных чеков. Кроме того, общие траты на облачную технику за несколько месяцев сравняются со стоимостью покупки собственного оборудования.
