Девять базовых метрик, о которых должен знать каждый владелец, управляющий кафе или рестораном

Управление большим рестораном или маленьким кафе требует от управляющего много усилий по контролю: на кухне, в офисе и в обеденном зале. Но ещё от него требуются некоторые знания математики, чтобы не свести все усилия коллектива к большим убыткам.

Если для вас это прозвучало устрашающе, то вам нужно побеспокоиться о том, чтобы ознакомиться с девятью самыми важными показателями эффективности для сферы ресторанного бизнеса, о которых должен знать каждый ресторатор.

Их необходимо знать, чтобы эффективно управлять своим бизнесом, зарабатывать больше денег и оптимизировать свою деятельность за счет практического понимания какие изменения может быть стоит внести в функционирование всего дела.

Ваша точка безубыточности

Самая важная вещь, которую следует учитывать при открытии ресторана, — это точка безубыточности. Это число показывает, сколько чистого дохода вам нужно будет получить, прежде чем вы вернете свои первоначальные инвестиции. Все, что вы зарабатываете сверх этого – это чистая прибыль, которую вы получаете.

Это число является критическим для любого дела. Даже кредиторы и инвесторы должны будут знать вашу точку безубыточности, прежде чем одалживать вам деньги. Конечно, этот параметр относится и к первоначальным инвестициям, но может применяться и к последующим, более мелким заимствованиям.

Например, расширение вашей обеденной зоны будет стоить много денег, но также, возможно, принесет больше прибыли. В этой ситуации вы также хотели бы рассчитать точку безубыточности для данной конкретной инвестиции.

Как рассчитать этот параметр?

Точка безубыточности равна вашим общим постоянным затратам, поделенным на общий объем продаж за вычетом переменных затрат, а затем полученный результат надо поделить на общий объем продаж. Постоянные затраты — это расходы, которые не зависят от уровня продаж, которые вы совершаете.

Например, счета за аренду, отопление или страховку, которые вы оплачиваете каждый месяц, являются фиксированными затратами. Переменные затраты будут зависеть от ваших продаж. Заработная плата сотрудников и инвентарь являются классическими переменными затратами в ресторанной индустрии.

Уравнение выглядит так: Фиксированные затраты ((Всего продаж — Переменные затраты) / Всего продаж).

Хотя это кажется сложной формулой, ее можно рассчитать, просто подставив эти цифры в электронную таблицу.

Стоимость реализованных продуктов и товаров (COGS)

Этот показатель является концепцией финансового учета. Это требуется для раскрытия финансовой информации и очень полезно для менеджеров. Как правило, это относится к стоимости запасов, которые используются для получения доходов.

Это сумма всех расходов по закупке продуктов, поделённые на сумму стоимости именно тех продуктов, которые были использованы для того, чтобы подать на стол клиентов еду и напитки.

Соответственно, второе число не включает в себя стоимость тех продуктов которые остались храниться на складе и в морозильных камерах.

Менеджеры должны отслеживать стоимость проданных товаров. Все рестораны проходят многочисленные инвентаризации за год работы. Отслеживание и управление этими затратами может помочь бизнесу процветать.

Знание вашей COGS может также помочь вам повысить вашу норму прибыли или процентную долю вашего дохода, оставшуюся как чистый доход.

Часто увеличение COGS происходит, когда поставщик увеличивает цены на товары. Но COGS также увеличится и тогда, когда продажи вырастут, поэтому интерпретация этого показателя сильно зависит от контекста.

Как рассчитать COGS?

Способ расчета может отличаться в зависимости от характера вашей системы инвентаризации. Для ресторанов с компьютеризированной системой отслеживания запасов может быть облегчено составлением предварительного отчёта о стоимости проданных товаров (блюд).

Для тех, кто проводит инвентаризацию вручную, это просто вопрос проведения ежемесячной инвентаризации, добавления в отчётность новых сумм покупок в течение месяца, а затем вычитания окончательного количества в конце месяца.

Это довольно простая формула для расчёта стоимости реализованных продуктов: Начальная сумма стоимости продуктов + Сумма приобретенных товаров – Стоимость оставшихся на складе товаров.

А для расчёта самого COGS будет справедлива формула: (Начальная сумма стоимости продуктов + Сумма приобретенных товаров) Общую стоимость реализованных продуктов

Накладные расходы

Ставка накладных расходов предназначена для расчета того, как ваши постоянные расходы распределяются по времени. Как правило, фиксированные расходы оплачиваются ежемесячно на периодической основе.

Тем не менее, вы можете измерить эти расходы на почасовой основе. Накладные расходы делают это путем деления ваших постоянных затрат на часы работы.

Как рассчитать накладные расходы?

Накладные расходы довольно легко посчитать. Вы просто берете сумму ваших постоянных затрат — затрат, которые вы платите, были ли у вас клиенты или нет, — и делите ее на количество часов, которые вы были открыты в течение этого периода.

Уравнение выглядит так: Всего фиксированных затрат / Общее количество часов, когда было открыто кафе (ресторан)

Маржа и валовая прибыль

Есть две основные нормы прибыли, которые надо отслеживать. Это валовая прибыль и чистая прибыль. Хотя эти два понятия обычно смешиваются, они являются технически отдельными концепциями учета.

Валовая прибыль показывает прибыль, которую вы получаете, за вычетом себестоимости проданных товаров. Эта сумма равна деньгам, использованным для оплаты операционных и постоянных расходов.

Валовая прибыль включает в себя и те суммы расходов, которые придётся в будущем отдать на заработную плату, арендную плату, тепло, коммунальные услуги, отчисления по кредитам и т. п.

После вычета этих расходов формируется величина чистой прибыли (или маржа). Коэффициент чистой прибыли отражает процентную долю от общего дохода, которая действительно остается при учете всех затрат.

Как рассчитать валовую прибыль и маржу?

Для определения валовой прибыли, просто вычтите ваш COGS из суммы ваших общих продаж. Чтобы рассчитать норму валовой прибыли, разделите эту величину на общий доход и умножьте на 100.
Общий объем продаж — COGS = Валовая прибыль
Коэффициент валовой прибыли = (Общий объем продаж — COGS) / общий доход )* 100
Общий объем продаж — Все затраты = Чистый доход
Коэффициент Чистого дохода = (Общий объем продаж — Общие расходы) / Общий доход) * 100

Коэффициент товарооборота (ITR)

Оборачиваемость запасов показывает, сколько раз общее количество ваших запасов было продано за определенный период времени.

Этот показатель является ключевым для менеджеров, которые хотят держать ограниченное количество необходимых продуктов на складе для эффективного функционирования. Очень важно избегать затоваривания ваших полок быстро портящимися продуктами, чтобы сократить потери от неоправданных отходов, в результате испортившихся продуктов.

При возникновении критической ситуации, вы можете сделать акцию со скидками на те блюда, в которых используются продукты, срок хранения которых подошёл к концу.

Это может порадовать постоянных клиентов и привлечь новых. Но для этого надо всегда чётко отслеживать свои товарные запасы. Изучая свой ITR, вы можете оптимизировать свои складские запасы, чтобы уменьшить операционные потери от избыточных запасов.

Как рассчитать ITR?

COGS / ((Сумма инвентаризации на начало периода + Сумма инвентаризации на конец периода) / 2)

Процент стоимости продуктов питания

Процент стоимости продуктов питания измеряет отношение стоимости пункта меню к его продажной цене. Это очень важный показатель, которому нужно следовать, и он может существенно повлиять на вашу прибыль.

Некоторые пункты меню будут иметь более высокий процент стоимости продуктов питания, чем другие. Идеально подходят продукты с процентным соотношением стоимости продуктов от 20 до 30 процентов, но хорошо, если некоторые продукты доходят до 40 процентов. Вам необходимо принять этот показатель во внимание при формировании вашего меню.

Эти цифры будут меняться по мере того, как поставщики будут изменять стоимость поставляемых для вас продуктов, поэтому соотношение следует регулярно контролировать.

Это могут быть сезонные изменения стоимости, как в большую, так и в меньшую сторону. Или изменения стоимости в результате инфляции, неурожая или избыточного урожая, общемировых трендов на определённые товары и тому подобные колебания.

Как рассчитать процент стоимости продуктов питания и напитков в общей цене реализации?

Процент стоимости продуктов питания представлен в процентах и может быть рассчитан путем деления общей закупочной стоимости всех продуктов или определённого продукта (возможно, той части продукта, которая затрачена на приготовление блюда) на цену продажи этого блюда в меню.
Закупочная стоимость продукта / Цена продажи

Прибыль до вычета процентов, налогов, износа и амортизации (EBITDA)

Название этого показателя говорит само за себя. EBITDA измеряет операционную прибыль без учета государственных налогов, затрат на распределение инвестиций, таких как амортизация, и процентов по долгам.

Идея состоит в том, чтобы получить четкое представление о том, как вы эффективно ведёте операционную деятельность, а не в результате дополнительного финансирования. Это параметр рассчитывается с общих доходов из которого вычитаются только операционные расходы.

Как рассчитать EBITDA

Информацию, необходимую для расчета EBITDA, можно найти в отчете о прибылях и убытках. В таком отчете представлены общая выручка, COGS и все расходы с разбивкой по категориям за данный отчетный период.

Чтобы рассчитать этот показатель, возьмите чистый доход и добавьте обратно проценты по кредитам, налоги, и амортизационные отчисления.

Амортизационные расходы — это часть стоимости актива (оборудования), которая была распределена на определенный отчетный период. Например, предмет стоимостью 10000 рублей может быть амортизирован по ставке 1000 рублей в год.

Амортизация работает так же и для нематериальных активов, таких как затраты на продвижение бренда и формирование положительной деловой репутации (представительские расходы).

Коэффициент текучки кадров

Этот коэффициент (ETR), отражает долю сотрудников вашего ресторана, которые уволились или были уволены за определенный период времени. Это важно знать, потому что текучка кадров может стоить вам времени, денег и оформления дополнительных документов для разрешения на работу новых сотрудников.

Не забывайте, что работа в сфере общественного питания всегда связана с оформлением санитарных книжек и контролем санитарных и эпидемиологических служб. Надеемся, что вы всегда хотите минимизировать скорость оборота персонала, чтобы все шло гладко.

Как рассчитать коэффициент текучести кадров?

(Сотрудники, которые покинули ресторан за период времени / Среднее количество сотрудников, отработавших за этот же период времени) * 100

Процент затрат на зарплату

Затраты на оплату труда обычно составляют большую часть общих операционных расходов для кафе и ресторанов. Зная этот точный процент по каждому сотруднику, вы сможете отслеживать и контролировать эти расходы. Процент затрат на оплату труда показывает, какая часть вашего дохода расходуется на оплату труда.

Как рассчитать процент затрат на оплату труда

Чтобы найти это число, просто разделите величину зарплаты сотрудника (или всего персонала) на общий доход за определенный период времени и умножьте на 100.

(Затраты на оплату труда / Общий доход) * 100

Суть того, для чего вообще нужны все эти показатели?

Регулярно отслеживая ключевые показатели производительности, вы можете быстро и эффективно адаптировать свою стратегию и операционную деятельность. Управление успешным кафе или рестораном — это тяжелая работа, а финансы — это лишь небольшая часть.

И эти метрики, про которые шла речь в этой статье, не единственные, которыми надо оперировать успешному управляющему. Но они являются базовыми и их всегда надо учитывать.

Однако, если вы сможете оптимизировать цены своего меню, товарооборот и тарифы поставщиков, у вас будет хороший путь к созданию эффективного заведения общественного питания.

В наш век прогресса уже давно созданы программы, которые предназначены для узкопрофессионального учёта. В том числе и для ресторанного бизнеса. Многие интегрируются в совместную работу с терминалами приёма оплаты.

Далее на видео вы можете ознакомиться с полезными советами про управление рестораном.