Гостиничный чек является важным, подлежащим учёту финансовым документом, который командированное лицо обязано предъявить после возвращения из командировки.
В случае, если чек утерян или неправильно заполненный, компания обладает правом отказаться от возмещения денежные затраты командировочного, потраченные на проживание в гостинице, или если был выдан аванс-потребовать его возвращение.
Поэтому важно бережно хранить этот документ и проконтролировать его соответствие утверждённым стандартам. Заказать гостиничный чек в СПб быстро и легально предлагает компания gosdokhotel.ru.
Возникающие трудности при выдаче гостиничных чеков
Часто получается так, что гостиницы не в состоянии выдать правильно заполненный чек или у них отсутствует кассовый аппарат не функционирует онлайн-касса. Если такое имеет место, приходится их покупать.
Иногда случается, что командированный хочет сэкономить денежные средства и проживает в хостеле, где плата за жильё значительно ниже или же проживает на дешёвой съёмной квартире. В таком случае ему также приходится покупать готовый чек.
Необходимо следить чтобы гостиничные чеки являлись оригиналами. Проверить совершение подлога очень легко. Любой более или менее опытный бухгалтер, сразу же заметит не соответствие документа принятому стандарту.
Проверка подлинности предъявляемого гостиничного чека проводится не только для проверки честности сотрудника компании. Главной причиной проверки этого документа на подлинность является необходимость его предоставления в налоговую службу, для подтверждения вычета НДС.
Основные способы проверки подлинности
Подлинный гостиничный чек, в обязательном порядке, должен быть оформлен с помощью онлайн-кассы и обязательно содержать следующие данные:
- Название гостиницы, её адрес и номер телефона;
- Реквизиты гостиницы, а также систему налогообложения;
- Ссылки на её сайты, что предоставит бухгалтерии компании проверить подлинность документа;
- Общую сумму чека.
- Порядковый номер чека и номер кассового аппарата;
- Дата, когда был оформлен гостиничный чек;
- ФИО кассира.
Если эти данные фигурируют в предоставленном чеке, значит он является подлинным. В случае каких-либо сомнений, бухгалтерия компании имеет законное право запросить у гостиницы, выдавшей чек, дополнительные документы, такие как прейскурант на услуги, предоставляемые этой гостиницей, чтобы убедится, что цены, указанные в гостиничном документе, не завышены по просьбе самого клиента.
В отдельных случаях бухгалтерия имеет право запросить даже учредительные документы этой гостиницы.
