Ассоциация компаний-консультантов в области связей с общественностью разработала первый в России документ, регламентирующий принципы и механизмы организации тендеров на PR-услуги для коммерческих организаций.
Меморандум о принципах проведения тендеров на PR-услуги подготовлен экспертами АКОС при участии специалистов и руководителей департаментов по закупкам компаний из различных отраслей экономики. Документ объединяет лучшие российские практики и стандарты, рекомендуемые Международной ассоциацией консультантов в области связей с общественностью (ICCO), российским представителем которой является АКОС.
По оценкам экспертов АКОС, в России остро стоит вопрос прозрачности проведения тендеров на закупку профессиональных услуг. Так, порядка трети тендеров, в которых члены АКОС принимали участие на протяжении последнего года, были сочтены ими недостаточно прозрачными.
Среди основных проблем, возникающих при участии в таких тендерах, были названы: отсутствие полноценной обратной связи от организатора всем участникам конкурса (возможность обсуждения результатов) (70%), отказ от объяснения причин проигрыша (40%); отсутствие у организатора тендера бюджета на проведение работ после сбора тендерных предложений (20%); не подведение итогов тендера после получения предложений от всех его участников (15%).
Кроме того, 64% экспертов отметили, что иногда компании, организующие тендеры на PR услуги, используют идеи, содержащиеся в тендерных предложениях PR-агентств, не оговаривая с ними возможность такого использования и не возмещая консультантам даже затраты на разработку.
«Меморандум АКОС направлен на повышение эффективности проведения тендеров на PR-услуги для коммерческих организаций, а также на формирование отраслевых стандартов в этой области. Компании, которые проводят тендеры прозрачно и честно, организуют их в соответствии с заранее оговоренными правилами, имеют высокие шансы привлечь к сотрудничеству профессиональные агентства, а также избежать коррупции среди сотрудников, вовлеченных в процесс отбора», — отметила Елена Фадеева, генеральный директор Fleishman-Hillard Vanguard, председатель АКОС.
Меморандум о принципах проведения тендеров на PR-услуги разработан рабочей группой АКОС в составе PR-агентств: Emerging Communications, Никколо М, Тайный Советник, Edelman Imageland, FD, Fleishman-Hillard Vanguard, Maslov PR, PR Inc./DDB, PRОПАГАНДА.
Меморандум состоит из пяти документов: базовые критерии качества организации тендеров на PR-услуги, образец брифа, рекомендуемые рамочные нормы тендерного соглашения, рекомендации компаниям, планирующим тендеры на PR-услуги; рекомендации агентствам, участвующим в тендерах коммерческих компаний. Документы доступны на сайте АКОС по ссылке, а также в исполнительной дирекции АКОС (akos_info@akospr.ru, +7?495?937?3131).
«Потребность в создании такого документа давно ощущалась в профессиональном сообществе. К сожалению, более половины тендеров, в которых участвуют члены АКОС, пока еще проводятся с нарушениями правил бизнес этики. Причем очень часто это происходит из-за недостатка знаний или опыта в этом вопросе у специалистов, которые отвечают за проведения конкурсов в компаниях. Разработка Меморандума о принципах проведения тендеров на PR-услуги – это только начало работы АКОС в данном направлении. Мы планируем продвигать документ во всех индустриях, с которыми работают члены АКОС. Нам, как его авторам, очень хочется, чтобы он был востребован и со временем эволюционировал», — говорит Ольга Дашевская, руководитель рабочей группы АКОС по тендерам, основатель и старший партнер Агентства бизнес коммуникаций PR. Inc/DDB.
Базовые критерии качества организации тендера на PR-услуги
Тендер можно считать корректно организованным при выполнении следующих условий:
1. Все участники тендера находятся в равных условиях, каких бы вопросов в ходе тендера это ни касалось;
2. Участникам тендера предоставлены условия тендера и детальный бриф, где указаны цели и задачи агентства, основные условия тендера, включая требования к тендерным предложениям, сроки, этапы (если тендер проводится в несколько этапов), даты предоставления тендерных предложений и (если это предусмотрено) личной презентации предложения, критерии оценки предложений/определения победителей. Рекомендуется также обозначить ориентировочные рамки бюджета;
3. Организатор тендера действует в строгом соответствии с условиями и брифом, а в случае, если имеют место отклонения от графика – оперативно и аргументировано информирует об этом участников тендера;
4. Организатор тендера не скрывает количество участников, предоставляя участникам как минимум ориентировочную информацию, например: менее 5 участников, От 5 до 10 участников, более 10 участников, открытый тендер;
5. По окончании тендера организатор сообщает всем участникам имя победителя. Рекомендуется дать участникам, не выигравшим тендер, обратную связь с объяснениями причин проигрыша.
