Использование штрихкодов на документации является наименее простым и быстрым вариантом для присвоения уникального номера документам.
При помощи него можно быстро и без особых сложностей искать документы в архиве. При этом уникальный шрихкод присваивается на этапе регистрации. Штрихкодирование документов в 1с позволяет автоматизировать множество рутинной работы.
Для чего необходимо использование штрихкодирование документов
В крупных компаниях ежедневно проходит большое количество документов.
Любой документ требует обслуживания: регистрации, учета и архивирования. Спасением становится штрихкодирование документов в 1с 8.3 бухгалтерия.
Штрихкодирование пригодится в следующих случаях:
- При необходимости контроля за документацией на любом из этапов. Например, когда требуется проследить за перемещением документа между сотрудниками или сдать их в архив. Данный способ позволит сократить необходимость в длительном поиске нужных бумаг.
- Для возможности отследить все версии в работе с документами.
- Для оперативного поиска нужного документа.
- Для возможности найти документ по индивидуальному номеру.
- При необходимости по документу найти индивидуальные сведения по клиенту.
- Чтобы сотрудникам стало значительно проще выполнять свои обязанности при регистрации или создании новых документов.
- Для оперативной проверки документа перед отправкой архив.
Основная цель создания штрихкодирование в 1с – это возможность свести к минимуму риск потери документа, упростить передачу их в архив, а также сокращений труда человека.
Особенности работы со штрихкодом
При получении документа требуется его регистрация.
В этот момент ему присваивают уникальный штрихкод. После окончания обработки, перед сдачей в архив, документ сканируют. Код распознается и документ поступает в архив.
Способ регистрации штрихкода может отличаться, в зависимости от используемой системы. Примерный алгоритм действий:
- Документ достают из электронного хранилища и в этот момент ему присваивается штрихкод.
- С документом работают.
- Позже он проходит регистрацию и отправляется в архив. По окончании на электронном документе появляется отметка о пройденных этапах.
Пошагово создание штрихкода на документах выгляди так:
- Документу присваивается уникальный номер в процессе регистрации.
- После этого электронная система формирует штрихкод и выводит его на печать.
Регистрация документов с присвоением штрихкодов имеет массу преимуществ для компании. Электронный документооборот значительно упрощает труд человека. Подробнее узнать про штрихкодирование в 1с можно на сайте scan-archive.ru.
